Перевод офиса в дистанционный режим: как безболезненно и эффективно наладить работу на удаленке
Преимущества перевода сотрудников на удалённую работу в период кризиса очевидны:
- Экономия денежных средств компании (аренда и т. п.);
- Сохранение людьми работы, несмотря на сложные экономические, да и бытовые условия (маски, контроль на улицах, в метро и т. п.);
- Расширение географии деятельности организации за счёт дистанционной связи с клиентами (многие компании попробовали этот формат только от безысходности и получили прибыль);
- Сокращение бумажной волокиты и формирование чётких процессов внутри команды, что упрощает и повышает эффективность работы;
- В ряде случаев – открытие потенциала «застоявшихся» сотрудников.
С другой стороны, перевод компании в дистанционный режим влечёт и ряд проблем или, точнее, сложностей, с которыми нужно справиться в первое же время, чтобы не потерять запал сотрудников и возможности нового пути развития.
Главные проблемы дистанционной работы компании, которая до этого работала в офлайн-режиме:
- Исчезновение социальной среды. Сотрудники перестают чувствовать связь с коллегами, своё участие, влияние на общую работу и достижения; не могут оценить свой вклад, изменения в компании – становятся словно «слепыми»;
- Руководители тоже «слепнут». Из-за невозможности наблюдать работу подчинённых лично многие стремятся к большему контролю: учёт времени, постоянные «пятиминутки» и т. п., вплоть до контроля экрана;
- Нервозность сотрудников и руководителей, снижение лояльности вторых и недоверие первых, что тормозит развитие, а зачастую приводит к «откату назад».
Что делать
Разберёмся по порядку и начнём с социальной среды, поскольку, что ни говори, а отношения внутри коллектива и доверие подчинённых руководству значительно влияют на успех всего дела.
Шаг первый: условия и процессы
Созданием среды придётся заняться руководству, так как на первом этапе никто больше не сможет и, по сути, ещё не понимает, зачем всё это надо.
Главная задача – создание комфортных для сотрудников условий, в которых они могут наиболее эффективно и качественно выполнять свои обязанности.
Внедряем чёткие процессы, а не ужесточаем контроль. Тотальный контроль – это плохо. Он не способствует созданию здоровой атмосферы, а в нездоровой и результаты будут соответствующие.
Что такое чёткие процессы
Это понятная и удобная всем последовательность действий, обозначенные роли, понимание каждым сотрудником, за какую часть работы он отвечает и в каком виде должен предоставлять результаты коллегам или руководству.
В чём преимущество такого подхода? У руководителей компании, отдела и т. д. отпадает необходимость в контроле каждого сотрудника, поскольку каждый из них действует по установленному регламенту. Грамотная автоматизация, сводящая к минимуму бумажную волокиту, играет немалую роль. В целом, даже неопытный новичок в коллективе должен быстро освоиться и совершать куда меньше ошибок, следуя общей модели поведения и неизменной схеме.
Улучшения и поиск талантов
Главное правило создания эффективной среды удалённой работы – постоянное совершенствование процессов. Только так вы сможете добиваться высоких и всё более высоких результатов дистанционного труда работников.
При переходе к дистанционной работе повышается и важность делегирования полномочий. Ни вы, ни один руководитель не может успеть всё в одиночку. А кто-то из ваших подчинённых, возможно, только и ждёт шанса показать себя. Это взаимовыгодный обмен.
Шаг второй: социализация и прозрачность
Второй вопрос, который непременно должен вас озаботить, это коммуникации – не только рабочие и даже не столько рабочие, сколько личные.
Представьте себе: целый коллектив – 15, 30, а то и 300, и более человек – уходит на «удалёнку». Люди со временем просто забудут друг друга и отучатся общаться, что повлияет и на качество коллективного труда.
Открытость перед командой
Важны не только рабочие контакты – этот вопрос решает построение процессов. Как-нибудь сотрудники приучатся работать по-новому. Но они не смогут оценить ни степень своего участия в деле, ни состояние компании, подразделения, словом – ситуацию в целом. А это порождает тревожность и порой вынуждает уходить от неопределённости лучшие кадры.
Сотрудники должны понимать, каковы дела у организации и что её (и их) ждёт. Разумеется, речь не о ежемесячном отчёте с цифрами. Но общее положение дел работники должны знать. Они должны понимать и ситуацию, в которой находится компания, и то, как влияют, могут повлиять на неё, и как меняется их положение. Честность очень важна.
Забота о сотрудниках
Вторая сторона медали – интерес руководства к тому, как «устроился» каждый член команды на «удалёнке»: всё ли у них хорошо, есть ли у них всё необходимое, не испытывают ли они затруднений. Внимание не менее важно, чем искренность. А искреннее внимание бесценно.
Руководитель должен быть доступен для своих подчинённых. Опять же, речь не о доступности 24/7. Но ежедневные совещания с подведением итогов и планами на будущее обязательны. Они должны быть короткими. В сложное время не стоит зря тратить рабочее время ни своё, ни подчинённых.
Ещё важный момент – офлайн-встречи. Они нужны хотя бы раз в квартал. Работа на «удалёнке» удобна во многом, и возможно, ряд сотрудников даже будут рады такой перемене, но коллеги не должны забывать ни друг друга, ни руководство. И помните: информацию, которую своим подчинённым не предоставите (замолчите) вы, они начнут обсуждать уже не в корпоративных сервисах, а в личных чатах, что определённо плохо для лояльности работников компании.
Это важно
В заключение хочется отметить очевидный момент, который можно упустить из-за нервозности и спешки, а делать этого не стоит.
Каждый имеет право на ошибку.
Пока вы переходите к новому формату работы, процессы не отлажены или ещё не созданы, сотрудники не освоились, у них не выработались привычки и навыки – особенно важно помнить, что каждый имеет право на ошибку.
Ошибки показывают, что сотрудники учатся. А вам это и нужно для достижения поставленных целей. Системные ошибки – другое дело, но при их возникновении менять нужно процесс.
А своих людей нужно беречь. Ведь они – ваши соратники в общем деле.
В следующей статье своим опытом работы с командой в дистанционном режиме поделится директор по маркетингу «Фабрики сайтов» Ольга Реутова.